Auf welche Aspekte Prüfer besonderes Augenmerk legen
Fahrtenbücher rücken zunehmend in den Fokus der Prüforgane. Im Rahmen von Betriebsprüfungen und bei GPLB (Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen) wird der ordnungsgemäßen Führung von Fahrtenbüchern regelmäßig besondere Aufmerksamkeit geschenkt.
Ein formell nicht ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch führt zwar nicht automatisch zur Nichtanerkennung im Rahmen einer Prüfung, es bestehen jedoch vermutete Zweifel an der Richtigkeit.
Fehler oder Lücken können dazu führen, dass Fahrten nicht anerkannt werden und somit lohnsteuer- bzw. beitragspflichtige Sachbezüge entstehen. Prüfer achten dabei insbesondere auf folgende Punkte:
- Lückenlose und zeitnahe Aufzeichnungen. Fahrtenbücher müssen vollständig, fortlaufend und zeitnah geführt werden.
- Exakte Angaben zu jeder Fahrt. Erforderlich sind insbesondere Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer.
- Plausibilität der Angaben. Die aufgezeichneten Strecken müssen nachvollziehbar sein. Prüfer vergleichen häufig Kilometerstände, Zeiträume, Kundenbesuche oder Routen auf Plausibilität.
- Trennung zwischen beruflichen und privaten Fahrten. Eine klare und dokumentierte Abgrenzung ist wesentlich. Unklare Eintragungen können dazu führen, dass Privatfahrten angenommen und entsprechend besteuert werden.
- Einheitliche und manipulationssichere Form. Lose Zettel oder Excel-Listen werden oft kritisch gesehen. Ein gebundenes Fahrtenbuch oder ein anerkanntes elektronisches System erhöht die Glaubwürdigkeit.
- Übereinstimmung mit anderen Unterlagen. Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Terminkalendereinträge werden oftmals herangezogen, um die Angaben im Fahrtenbuch zu überprüfen.