Fahrtenbücher sind in Rahmen von Betriebsprüfungen und bei GPLB (Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen) nahezu immer Thema, sind leicht gefundenes Fressen für die Prüfer und sind mit Risiken sowohl für den Dienstgeber als auch für den Dienstnehmer verbunden.
Prüfer achten insbesondere darauf, dass
- Fahrtstrecken nachvollziehbar beschrieben werden
- Adressen genau angegeben werden
- der Grund der Fahrt erfasst wird (z.B. Besuch Kunde XY) und
- auch die Privatfahrten und die Fahrten zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte eingetragen werden.
Die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch sind einerseits recht klar, jedoch scheitert es in der Praxis oft an der gebotenen Konsequenz, ein solches zu führen. Das Fahrtenbuch muss nachvollziehbar, richtig und zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt werden und die erforderlichen Inhalte aufweisen.
Muster auf der Homepage der WKO: https://www.wko.at/lohnverrechnung/muster-fahrtenbuch
Bei elektronischer Führung eines Fahrtenbuches – z.B. mittels Smartphone App – muss zusätzlich gewährleistet sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Die Vorlage eines Fahrtenbuches oder adäquater Aufzeichnungen wird vom Prüfer dann verlangt, wenn Personen einen PKW sowohl privat als auch beruflich nutzen.
Ein formell nicht ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch führt zwar nicht automatisch zur Nicht-anerkennung im Rahmen einer Prüfung, es bestehen jedoch vermutete Zweifel an der Richtigkeit.
Indizien für eine Unrichtigkeit des Fahrtenbuches sind beispielsweise:
- falsche Angaben über Einsatzorte im Abgleich mit Anonymverfügungen
- unrealistische Ankunftszeit stets exakt zur vollen Stunde
- Reisespesenverrechnung an Krankheits- oder Urlaubstagen
- rechnerische Unstimmigkeiten
- gleichzeitige Dienstfahrt und Reparaturaufenthalt in einer Kfz-Werkstätte
- keine Übereinstimmung der Kilometerständer im Fahrtenbuch mit jenen auf Kfz-Werkstätten Rechnungen oder § 57a KFG-Überprüfungen
In den o.a. konkreten Fällen führte dies zur Nichtanerkennung der abgabenfrei abgerechneten Reisekosten und Taggelder.